Pentingnya Standar Prosedur Operasional Bagi Lembaga Sosial

Berbicara tentang layanan yang dikerjakan oleh suatu lembaga sosial, tidak terlepas dari administrasi dan Standar Opersional Prosedur. Menurut Stein konsep administrasi sebagai “proses penentuan dan pencapaian sasaran-sasaran organisasi melalui suatu sistem yang terkoordinasi dan upaya-upaya kerja sama, dan Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja lembaga berdasarkan indikator- indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. 

Pengertian Standar Prosedur Operasional

Yang dimaksud dengan Standard Operating Procedure adalah dokumen yang berisi tentang proses yang dilakukan secara terstruktur untuk menyelesaikan pekerjaan hingga memberikan hasil yang efektif (tepat), efisien (mudah) dan maksimal (sebaik-baiknya). Bisa dikatakan bahwa hampir setiap instansi, organisasi, unit kerja dan segala sesuatu yang sifatnya tersistem membutuhkan SOP dalam setiap kegiatan resmi yang mereka lakukan. Pengadaan dokumen ini juga bukanlah sekedar bualan atau formalitas belaka melainkan saat saat sampai dimuka hukum turut pula disertakan sebagai alat bukti. Jadi kepentingan dalam hal penyusunan SOP haruslah benar-benar dibuat oleh orang yang kompeten dan berpengalaman dibidangnya.

Prinsip Standard Operating Procedure

Prinsip SOP yang selalu digunakan secara umum oleh setiap instansi/ organisasi yang berbadan hukum telah ditetapkan alam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008. Disebutkan bahwa penyusunan SPO harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum. Berikut ini beberapa prinsip lain yang kami rekomendasikan.

1. Konsisten. Harus dilaksanakan terus-menerus dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun diseluruh jajaran organisasi/ pemerintahan/ perusahaan.
2. Komitmen. Harus dilaksanakan dengan tekad bersama dari level yang paling rendah dan tertinggi di dalam suatu instansi/ organsasi.
3. Kesetaraan. Harus dilaksanakan secara keseluruhan oleh pegawai yang bersangkungan tanpa pandang bulu.
4. Mengikat. Harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.
5. Melindungi. Harus melindugi (safety) pelaksana dari berbagai faktor resiko dalam menyelesaikan pekerjaannya.
6. Kejelasan. Harus menggunakan bahasa persuasif yang mudah dimengerti oleh orang biasa (orang awam) dan menghindari maksud yang ambigu.
7. Menjadi alat ukur. Harus dapat digunakan untuk mengukur kinerja petugas pelaksana dan mengukur mutu hasil yang diperoleh.
8. Masing-masing terhubung satu sama lain. Setiap karyawan memiliki peran tertentu dalam prosedur yang distandarkan. Kelalaian seorang karyawan dalam melaksanakan perannya akan mengganggu keseluruhan proses yang akhirnya berdampak pada hasil yang diperoleh.
9. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukannya.
10. Senantiasa berkembang. Harus terbuka terhadap koreksi demi penyempurnaan sehingga memperoleh prosedur yang semakin efisien dan efektif.
11. Rahasia. Tidak untuk dipublikasikan dimana hanya diketahui oleh pelaksana dan pejabat terkait, terkecuali saat diminta oleh pengadilan.

Tujuan pembuatan dan pelaksanaan Standar Prosedur Operasional

Protap tidak dibuat untuk disimpan di lemari sehingga tetap seperti masih baru dan belum terlipat-lipat. Ini adalah pertanda bahwa aturan tersebut tidak sering dibaca oleh petugas yang bersangkutan. Jadi, bacalah itu secara berulang-ulang agar anda tidak hanya bekerja berdasarkan insting sehingga beresiko tinggi melakukan kesalahan. Pada dasarnya, dokumen Standar Prosedur Operasional ini ditujukan untuk menjamin proses kerja yang dilaksanakan terbebas dari kesalahan yang merugikan banyak pihak. Panduan/ pedomanan ini bertujuan sebagai kerangka pelaksanaan, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Mengajari & Mengarahkan pegawai pelaksana. Merupakan salah satu bentuk edukasi yang telah didokumentasikan secara terstruktur untuk lebih mudah dipelajari dan dimengerti.
2. Menjamin proses. Merupakan sebuah jaminan bahwa segala sesuatu yang telah tertulis sudah teruji dan terukur dari waktu ke waktu.
3. Meminimalisir kesalahan. Merupakan sebuah langkah antisipasi yang menghindarkan pelaksana dari kesalahan perorangan (human error) maupun kesalahan mesin (technical error).
4. Menjamin keselamatan pegawai pelaksana. Merupakan suatu pencegahan agar pelaksana tugas terhindari dari kecelakaan kerja.
5. Menjamin hasil. Merupakan sebuah jaminan bahwa Protap tersebut telah dilaksanakan berulang-ulang dan memberikan hasil yang baik.
6. Menjamin konsistensi. Merupakan jaminan pelaksanaan tugas yang terstruktur dari waktu ke waktu.
7. Alat ukur selama monitoring. Merupakan salah satu standar pengawasan yang dilakukan oleh pejabat terkait.
8. Alat ukur kinerja. Merupakan sebuah penilaian bagi pejabat terkait (manajemen) untuk mengevaluasi karyawan pelaksana.
9. Kelengkapan dokumen. Merupakan salah satu syarat manajerial yang baik dan sesuai standar.
10. Melindungi dimuka hukum. Merupakan suatu alat bukti yang bisa melindungi petugas pelaksana dan organisasi (perusahaan) saat ada kejadian tak terduga yang sampai dimuka hukum.

Manfaat SPO bagi seluruh karyawan pada khususnya dan sistem (organisasi) pada umumnya

Organisasi/ sistem yang tertata dengan baik jelas membutuhkan aturan yang terstruktur dimana salah satu aturan tersebut adalah Standar Prosedur Operasional. Tidak ada Protap yang dibuat dalam waktu singkat sebab aturan ini terus saja berubah dari waktu ke waktu untuk lebih mengefisienkan dan mengefektifkan pelaksanaannya. Hanya pejabat yang kurang cerdaslah yang menyimpan SOP dilemarinya tanpa dibaca dan disesuaikan menurut situasi dan kondisi yang dihadapi dari waktu ke waktu. Pembuatan dan pelaksanaan yang sistematis selalu menghasilkan keuntungan baik secara personal maupun secara keseluruhan. Pada dasarnya keuntungan yang kami maksudkan adalah

Keuntungan yang diperoleh
secara keseluruhan.

1. Mewujudkan kewajiban organisasi sesuai undang-undang.

   Sudah sejak lama ketika diberlakukan bahwa setiap organisasi yang ada di negeri ini memiliki prinsip yang tidak bertentangan dengan Pancasila. Juga ada undang-undang yang mengatur tentang organisasi atau badan usaha tertentu dimana mereka diwajibkan untuk melengkapi Standard Operating Procedure.

2. Sebagai pertanda bahwa perusahaan/ instansi tersebut terpercaya (kredibel).

   Ada banyak organisasi baru yang masih belum memiliki prosedur kerja yang terdokumentasi dengan baik. Ini bisa saja mengurangi penilaian konsumen terlebih ketika konsumen dimaksud adalah orang berpendidikan yang lebih percaya pada lembaga terakreditasi atau yang sudah ISO.

3. Melatih karyawan dalam pola-pola yang terpimpin & seragam tanpa harus diperintah terus-menerus.

   Protap adalah perintah yang tidak harus dikatakan setiap hari atau setiap minggu sebab masing-masing karyawan telah mengetahui dengan jelas Standar Prosedur Operasional yang berhubungan dengan tupoksinya.

4. Demi penyusunan SOP yang lebih baik.

   Saat Standard Operating Procedure telah terdokumentasi dengan baik maka hal tersebut dapat langsung dibandingkan dengan pelaksanaannya sehari-hari. Pejabat pembuat SPO dapat belajar dari kendala-kendala yang dilaporkan oleh petugas pelaksana. Sehingga diwaktu mendatang dapat lebih menjelaskan, menegaskan dan menuliskan tentang hambatan/ kesalahan tersebut secara detail dalam revisi berikutnya.

5. Kelengkapan dokumen organisasi.

   Setiap organisasi memiliki aturan dimana semuanya telah terdokumentasi dengan baik. Bahkan ketika sebuah perusahaan ingin mencapai level manajemen yang lebih baik berdasarkan penilaian Akreditasi dan ISO, niscaya salah satu syarat mutlak adalah dokumen (Protap) yang lengkap.

6. Mengantisipasi karyawan dari kesalahan administrasi (malpraktek).

   Sebagai peringatan kepada petugas pelaksana agar terhindar dari penyimpangan administrasi yang merugikan dirinya sendiri dan perusahaan/ organisasi/ instansi yang bersangkutan.

7. Sebagai alat bukti di pengadilan bila petugas pelaksana terduga malpraktek.

   Standar Prosedur Operasional sangat bermanfaat sebagai instrumen untuk melindungi pegawai dari tuntan hukum karena diduga telah melakukan kesalahan (penyimpangan).
   

   Manfaat bagi karyawan
   bersangkutan.

   Pra pelaksanaan tugas pokok dan fungsi.

8. Wujud kedisplinan dalam bertugas.

   Untuk memperlancar proses pembelajaran bagi karyawan baru, perlu SOP yang sudah tertata dengan baik sehingga lebih mudah dipahami dan dimengerti.

9. Mengedukasi karyawan bersangkutan.

   Ini dilakukan untuk mempermudah pemahaman petugas terhadap pekerjaan yang sistematis secara keseluruhan. Jika Dokumen Standar Prosedur Operasional telah terdokumentasi dengan baik maka proses pelatihan karyawan baru/ lama membutuhkan waktu yang lebih efisien.

10. Memberikan informasi tentang tugas dan fungsi masing-masing.

    Setiap karyawan memiliki bagian masing-masing dalam bertugas. Semua perbedaan tanggung jawab tersebut biasanya telah tertulis jelas dalam SPO. Tugas pokok dan fungsi yang telah tertuang dengan jelas membuat staf dapat memforsir kemampuan dan potensinya untuk fokus menyelesaikan semuanya itu sesuai tenggat waktu yang ditetapkan.

11. Memberikan informasi tentang kompetensi yang harus dikuasai.

    Setiap Standar Prosedur Operasional memuat dengan jelas apa-apa saja bidang ilmu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tanggung jawab tersebut. Dengan demikian, petugas pelaksana dapat lebih fokus mencari tahu informasi tentang kompetensi tersebut, membaca beberapa literatur bahkan mengikuti pelatihan di luar jam kerja.

12. Memberikan informasi tentang beban tugas yang diemban.

    Merupakan suatu petunjuk bagi seorang pegawai untuk mengetahui sejauh dan sebesar apa tugas yang diberikan kepadanya.

13. Membantu pegawai untuk mandiri dan bebas intervensi pihak manapun.

    Seorang teman kami diarahkan oleh supervisi untuk melakukan pekerjaan sesuai kehendaknya orang tersebut. Lantas teman kami itupun menjawab dia katanya, “boleh saja, tolong diubah SPO-nya ya….” Inilah salah satu kegunaan SOP, dimana setiap petugas bebas dari intervensi pihak manapun (termasuk pejabat yang lebih tinggi) dalam melaksanakan tanggung jawabnya masing-masing.

14. Membantu karyawan menilai diri sendiri.

    Ini adalah sebagai salah satu langkah pencegahan sekaligus memberi kesempatan bagi karyawan tersebut untuk menilai diri sendiri. Sembari membaca atau mengingat SPO, ia bisa membanding-bandingkannya dengan apa yang telah dilakukannya selama ini. Apakah semuanya itu sudah sesuai prosedur atau belum.

15. Membantu meningkatkan kompetensi karyawan.

    Kompetensi yang senantiasa berkembang adalah yang berhungan dengan bidang pekerjaan yang selalu digeluti dari waktu ke waktu. Update SPO yang terus dilakukan oleh pejabat terkait juga membantu para karyawan untuk meningkatkan kemampuan kerja sesuai tupoksi (tugas pokok dan fungsi) masing-masing.
    

    Manfaatnya dalam proses pelaksanaan tupoksi.

16. Mengarahkan petugas pada alur kerja masing-masing.

    Setiap tanggung jawab yang diberikan kepada staf biasanya memiliki alur kerja yang terstruktur dari awal sampai akhir. Dengan adanya SPO, masing-masing staf bisa memaksimalkan kemampuan dan potensinya untuk bekerja sesuai tahapan tersebut.

17. Melatih petugas pelaksana agar bekerja dengan konsisten.

    Mengarahkan karyawan agar mampu mempertahankan cara kerja yang tersistem secara terus-menerus dari waktu ke waktu. Untuk menjadi konsisten dibutuhkan waktu yang lebih untuk mewujudkannya. Artinya pegawai lama seharusnya lebih konsisten dalam bekerja dibandingkan dengan yang baru-baru diterima kerja (magang).

18. Mengurangi tingkat kesalahan.

    Kesalahan dalam suatu pekerjaan diidentifikasi dengan mengetahui apa faktor yang beresiko menyebabkan semuanya itu. Faktor penghambat semacam ini harus diantisipasi oleh petugas pelaksana sedini mungkin. Dengan adanya Standard Operating Procedure setiap kesalahana yang terjadi dapat ditelusuri baik-baik sehingga dapat dicegah di waktu yang akan datang dan demi pembuatan dokumen SPO yang lebih mutakhir.

19. Mengurangi tingkat keraguan.

    Terkadang dalam pelaksanaan suatu tugas diperoleh hasil yang menimbulkan keraguan tetapi rasa itu bisa ditepis jika petugas pelaksana dapat melakukan check & recheck ke belakang dengan memeriksa kembali alur tugasnya. Apakah sudah terlaksana dengan baik atau belum. Sehingga dari semuanya itu bisa diambil suatu kesimpulan, hasil tersebut “benar atau salah!”

20. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas tahapan yang dilakukan.

    Pekerjaan yang efisien dapat diselesaikan dengan pemakaian sumber daya dan waktu yang memadai (seimbang dengan beban kerjanya – efisien). Suatu Protap juga digunakan agar memberikan kejelasan kepada petugas agar pekerjaannya tidak tumpang-tindih dengan pekerjaan karyawan lainnya (efektif).

21. Untuk mencapai hasil maksimal.

    Hasil yang baik mustahil bisa dicapai tanpa prosedur yang terencana dengan benar. Jadi jalan terbaik untuk mencapai hasil yang mendekati kebenaran adalah “tulis apa yang anda lakukan dan lakukanlah apa yang anda tulis.”
    

    Kegunaan SOP pasca pelaksanaan tupoksi dan manfaat khusus lainnya.

22. Untuk menjamin mutu (kualitas) proses dan hasil yang dilaksanakan.

    Ada banyak situasi dan kondisi tidak terduga yang dihadapi oleh para pekerja di lapangan. Tetapi dengan adanya SOP yang jelas, karyawan tidak bingung harus melakukan apa saat diperhadapkan dengan sikon yang berbeda-beda. Pelaksanaan pelayanan sesuai dengan protap yang berlaku adalah sebuah pertanda bahwa proses kerja yang dilakukan bisa dipercaya dan hasilnyapun telah mendekati kebenaran.

23. Untuk memantau/ mengawasi setiap tahapan kerja.

    Pengawasan dibutuhkan untuk mengenali sedini mungkin resiko terjadinya kesalahan maupun penyalahgunaan wewenang yang merugikan pegawai itu sendiri maupun perusahaan yang bersangkutan. Sehingga segala bentuk penyimpangan bisa diminimalisir sekecil-kecilnya.

24. Untuk menilai kinerja karyawan.

    Supervisi yang melakukan penilaian secara sistematis dapat membandingkan kinerja pelayanan dengan standar kinerja yang dimiliki. Pembuatan standar kinerja ini bisanya berhubungan erat dengan pelaksanaan SPO pelayanan sehingga dapat mempresentasikan angka-angka yang valid (mendekati fakta). Ini juga salah satu bentuk evaluasi agar pegawai yang bersangkutan bisa mengoreksi kesalahannya selama ini.
    
     Contoh SOP: